■マニュアルの重要性 ４ （No.400）
マニュアルの必要性を感じたことがある話題を続けよう ３
職務分掌・マニュアルが無い（派遣（外部委託）での経験）
二つ目は，派遣先（定年後，第二の就職先から）の大企業での経験である。ソフトウェア開発が行われている開発部門をチェックする立場の品質部門での業務に当たったときのことで，開発の進捗状況をチェックし，定期的に報告する業務だった。ソフトウェアの品質は開発過程で決まってしまう。だから品質部門は，開発のプロセスがきっちりできているかどうかをチェックするのが業務だった。業務内容については，所属の上司，及び既におられた外部委託として派遣されていた先輩から教わった。
デザインレビュー時など，開発プロセスの進捗状況をチェックして定期的に報告書を作成する業務だったが，先輩の作成された報告書を参考にして，同様の報告書を作成するように教えられた。もちろん，これまで開発経験は豊富だったが，全く違ったソフトウェア開発であり，内容的には一から学ぶことも多かったが，報告書を作成することにはそれほど抵抗もなく，先輩方の報告書がどのように書かれているかは大凡理解はできた。
ただ，報告書の内容については，書かれる人によってバラツキが大きく，まして私以外の開発経験が殆ど無い派遣者が作成したものは，あまり参考にはならなかった。一応，所属の上司が，事細かくチェックされ（書き直しを数回繰り返され）て出来上がる仕組みになっていたので，体裁は一応整っているように見えた。ところが，派遣仲間でいろいろ話を聞いてみると，各人各様で，業務として十分役割を果たしているようにはみえなかった。派遣の業務とはこんなものなのかと，これまでの経験からはほど遠いレベルの低い報告書の出来映えだったので唖然とした記憶がある。
その大きな理由は，もちろん各人の経験の能力差はあるものの，報告書を作成するに当たっての業務マニュアル的なものが一切無く，各人が先輩の作成されたものを参考にしているだけで，所属の上司が結構念入りに指導され，開発部門への報告書としてまとめられているのが実態だった。自らの仕事を持ち，且つ派遣社員の報告書をチェックするのは，経験豊かな上司といえどもたいへんな作業のように感じられた。
これまでの開発経験と経験豊かなことから，派遣先でも派遣社員のリーダ役を任せられ，他社の派遣社員を含め，数人の面倒をみることになった。最初は，報告書の内容をチェックし，所属の上司がチェックされる負担を減らす作業で，打合せなどを通じ，報告書について一々指導をしていたが，やはり基本となる業務マニュアルの必要性を感じ，自ら進んで業務マニュアルを作ることにした。
先ず，各々の報告書作成の目的，チェックポイント，作成手順などをきっちり決め，誰が作成しても，そのマニュアルに沿った体裁が整うことができるようにした。先輩の報告書を参考にと云うよりは，大きく進歩した。もちろん，報告書は体裁が重要ではなく，中身そのものであって，すぐさま誰もが一定レベルの報告書ができる訳ではなかった。開発内容をよく理解できないと，どこに問題点があるかは見つけ出せない。ある程度の経験が必要になってくるのは当然だった。
しかし，業務マニュアルは，チェックするポイントなど，経験する中でいろいろな課題が見つかり，その課題を整理しまとめることで，マニュアルの充実を図り，誰もが活用しやすいマニュアルへとなって行った。これにより，派遣者の誰が作成しても自然と体裁は整い，ある程度の報告書ができあがり，後は中身の充実で，チェックするポイントを突く鋭さが求められるようになっていった。
企業では，新人教育など，初めて業務に当たる者への指導が行われるが，大企業でもきっちりとした業務マニュアルがあるところは少ない。新人一人に対して多くの先輩がいる部署では，いろいろな形で指導が行われるので，業務マニュアルをわざわざ作ることはムダなようにも感じられるが，外部委託など派遣社員を多く扱う部門では，人の入れ替わりが激しく，しかも十分な教育をしている時間がないところでは，こうした業務マニュアルが大いに役立つことはあり得る。少なくとも，いち早く最低水準の業務レベルに到達するのに，マニュアルは不可欠である。
私のように開発部門を経験し，その上管理部門も経験したゆえ，こうした業務マニュアル的なものが，簡単に作れるのかもしれないが，若い経験不足の人に注文をつけても無理がある。やはり，経験豊かな人が，必要性を感じたら，進んでマニュアル化することが，仕事の質を上げるには最も有効な手段と言わざるを得ない。
あなたの職場に業務マニュアルはありますか？
業務マニュアルは均一に一定水準レベルに上げる有効な手段
[Reported by H.Nishimura 2014.11.24]
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